KI-Beratung für den Mittelstand: vom ersten Anwendungsfall bis zum Pilotprojekt

Was macht eine KI-Beratung?

Eine KI-Beratung beantwortet drei Fragen, bevor Geld in Lizenzen oder Entwicklung fließt: Welche Aufgaben im Unternehmen eignen sich für KI, was bringt jede im Verhältnis zum Aufwand, und nach welchen Regeln arbeiten die Mitarbeitenden damit? Das Ergebnis ist eine bewertete Liste von Anwendungsfällen, ein Fahrplan für die nächsten sechs bis zwölf Monate und eine Empfehlung für den ersten Pilot.

Hinter Cenovio steht Serhat Ay mit über zehn Jahren Marketing-Erfahrung, seit 2023 hat sich Cenovio zusätzlich auf Künstliche Intelligenz spezialisiert. Als KI-Transformationspartner für den Mittelstand liefert Cenovio Beratung und Umsetzung aus einer Hand. Das hält den Fahrplan bei dem, was sich mit dem vorhandenen Budget tatsächlich bauen lässt.

Was die Beratung liefert

Am Ende stehen vier Ergebnisse, jedes als Unterlage, mit der sich im Haus weiterarbeiten lässt.

• Bestandsaufnahme. Gespräche mit den Bereichen, in denen die meiste Routinearbeit anfällt, dazu ein Blick auf Systeme, Datenlage und die KI-Werkzeuge, die schon benutzt werden. Oft arbeiten Mitarbeitende längst mit privaten Konten, ohne dass die Geschäftsleitung davon weiß.
• Bewertete Anwendungsfälle. Jeder Fall mit Nutzen, Aufwand, Datenbedarf und Risiko. Oben steht, was sich mit überschaubarem Aufwand im Alltag bewähren kann. Was sich nicht trägt, steht ebenfalls auf der Liste, mit Begründung.
• Fahrplan. Reihenfolge, Zuständigkeiten, Budgetrahmen und die Kennzahlen, an denen jeder Schritt gemessen wird.
• KI-Richtlinie. Ein Entwurf für interne Nutzungsregeln: welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten nicht hineingehören, wer Ergebnisse prüft, bevor sie das Haus verlassen.

Wie läuft eine KI-Beratung bei Cenovio ab?

Der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch. Darin geht es um drei Punkte: wo heute die meiste Zeit verloren geht, welche Software im Einsatz ist und welche Erfahrungen es mit KI-Werkzeugen schon gibt, gute wie schlechte. Danach steht fest, ob ein Workshop reicht oder eine Potenzialanalyse über mehrere Bereiche sinnvoll ist.

Die Potenzialanalyse beginnt mit der Bestandsaufnahme: Gespräche mit den Personen, die die Abläufe täglich erledigen, meist ein bis zwei Stunden je Bereich. Daraus entsteht die Liste der Anwendungsfälle, die Cenovio bewertet und mit der Geschäftsleitung durchgeht. Den Abschluss bildet der Fahrplan mit der Empfehlung für den ersten Pilot. Bis dahin vergehen nach Erfahrungswerten zwei bis vier Wochen, je nachdem, wie schnell die Termine mit den Bereichen zustande kommen.

Danach entscheidet das Unternehmen, wer umsetzt. Übernimmt Cenovio, schließt der Pilot direkt an; wie er abläuft, beschreibt die Seite zur KI-Automatisierung. Der Fahrplan ist so geschrieben, dass ebenso die eigene IT oder ein anderer Dienstleister damit arbeiten kann.

Welche Anwendungsfälle lohnen sich zuerst?

Am Anfang stehen fast immer Aufgaben, bei denen Mitarbeitende viel Text lesen oder schreiben und das Ergebnis schnell prüfen können. Vier Felder kommen in mittelständischen Betrieben besonders häufig vor.

• Schreibarbeit im Büro: E-Mails entwerfen, Protokolle zusammenfassen, Texte übersetzen, mit einem freigegebenen Assistenten und klaren Datenregeln. Der Nutzen zeigt sich nach wenigen Tagen, das Risiko ist gering.
• Wissen aus den eigenen Unterlagen: Handbücher, Angebote und Verträge durchsuchbar machen, damit Antworten nicht an einzelnen Personen hängen. Solche Assistenten auf eigenen Daten beschreibt die Seite zur KI-Agentur.
• Wiederkehrende Abläufe: Posteingang sortieren, Angebote vorbereiten, Berichte zusammenstellen. Ob sich ein Ablauf eignet, prüft die Beratung nach denselben Merkmalen wie die Automatisierung: Er kommt oft vor, hat wechselnde Eingaben, stützt sich auf Text und liefert Ergebnisse, die sich schnell prüfen lassen.
• Marketing und Vertrieb: Texte, Auswertungen, die Vorbereitung von Kundengesprächen. Wie das aussieht, zeigt die Seite zu KI-Marketing.

Genauso gehört eine zweite Liste dazu: die Fälle, die vorerst zurückgestellt werden. Das sind Aufgaben, bei denen gesparte Zeit und vermiedene Fehler den Aufbau nicht aufwiegen, und Entscheidungen mit schweren Folgen für Einzelne, etwa bei der Personalauswahl oder der Kreditvergabe. Die bleiben beim Menschen.

Wie wird aus den Anwendungsfällen eine KI-Strategie?

Eine KI-Strategie für ein mittelständisches Unternehmen passt auf wenige Seiten. Sie legt fest, welche Anwendungsfälle in welcher Reihenfolge kommen, wer sie verantwortet, welches Budget eingeplant ist und woran der Erfolg gemessen wird. Dazu kommen die Regeln aus der KI-Richtlinie und die Entscheidung, wofür Standardwerkzeuge reichen und wo eine eigene Lösung nötig ist.

Gemessen wird an Größen, die im Betrieb ohnehin anfallen: Bearbeitungszeit je Vorgang, Zeit von der Anfrage bis zum Angebot, Zahl der Rückfragen. Nach jedem Schritt wird der Fahrplan überprüft. Ein Pilot, der seine Zahlen nicht erreicht, wird angepasst oder beendet, bevor der nächste beginnt.

Welche Regeln gelten für KI im Arbeitsalltag?

In vielen Betrieben ist KI längst angekommen, nur ohne Regeln: Mitarbeitende kopieren Kundenanfragen in private Konten, weil es schneller geht. Eine KI-Richtlinie gibt dafür einen klaren Rahmen. Sie nennt die freigegebenen Werkzeuge und Konten, teilt Daten in Klassen ein (was in ein Werkzeug darf und was nie), regelt die Prüfung von Ergebnissen vor dem Versand und die Kennzeichnung von KI-Inhalten gegenüber Kunden.

Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die Anforderungen der DSGVO: ein festgelegter Zweck, eine Rechtsgrundlage, Datenminimierung und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Anbieter. Welcher Speicherort und welches Modell passen, hängt an der Sensibilität der Daten. Wo es einen Datenschutzbeauftragten oder einen Betriebsrat gibt, gehören beide früh dazu. Cenovio berücksichtigt diese Punkte in jeder Empfehlung, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung des konkreten Vorhabens.

Was die KI-Verordnung zur KI-Kompetenz verlangt

Seit Februar 2025 verpflichtet die KI-Verordnung der EU Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, sich um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu kümmern. Das gilt schon, wenn im Büro Werbetexte oder Übersetzungen mit einem Assistenten wie ChatGPT entstehen. Seit Ende Juli 2026 gilt die Pflicht in geänderter Fassung: Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau dieser Kompetenz unterstützen, ein bestimmtes Niveau je Person schulden sie nicht. Ein Zertifikat verlangt die Verordnung nicht. Die Bundesnetzagentur, in Deutschland zuständig, empfiehlt, Art, Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen zu dokumentieren.

Welche Maßnahmen das eigene Team braucht, entscheidet das Unternehmen. Die KI-Richtlinie aus der Beratung schafft dafür eine Grundlage: Sie legt fest, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten tabu sind und wie Ergebnisse geprüft werden. Setzt Cenovio eine Lösung um, gehören Dokumentation und eine Erklärung ihrer Bedienung zur Übergabe, für die zuständige Person auch zu Stichproben, Protokollen und Freigaben.

Mit welchen Werkzeugen arbeitet Cenovio?

Die Wahl des Werkzeugs steht am Ende der Beratung. Für Assistenten im Büroalltag entscheidet meist die vorhandene Software: Wer mit Microsoft 365 arbeitet, prüft zuerst Copilot, wer Google Workspace nutzt, Gemini. ChatGPT und Claude kommen in ihren Geschäftsversionen dazu, wenn es um Texte und Analysen geht. Maßgeblich sind der Datenschutzvertrag, der Speicherort und eine zentrale Verwaltung der Zugänge.

Für die Verbindung von Programmen setzt Cenovio n8n ein, wo es Aufwand spart, auch bei Anwendungen ohne fertige Anbindung. Reicht das nicht, entsteht eine eigene Schnittstelle in der Software-Entwicklung. Die Spitzenposition unter den Modellen wechselt alle paar Monate. Eine Empfehlung von Cenovio legt deshalb die Anforderungen fest; das Produkt dahinter lässt sich später austauschen.

Woraus sich die Kosten einer KI-Beratung zusammensetzen

Das Erstgespräch bei Cenovio ist kostenlos. Darin wird auch geklärt, welche Schritte danach sinnvoll sind; jeder davon ist ein eigener Posten mit eigenem Umfang.

• Workshop zur Orientierung, ein halber bis ganzer Tag.
• Potenzialanalyse mit Bestandsaufnahme, bewerteten Anwendungsfällen und Fahrplan. Der Aufwand hängt an der Zahl der Bereiche und Gespräche und an der Tiefe, in der die Fälle bewertet werden.
• KI-Richtlinie, als Entwurf Teil der Potenzialanalyse; eine Fassung, die gemeinsam mit den einzelnen Abteilungen ausgearbeitet wird, ist ein eigener Posten.

Wir arbeiten mit Paketen als Rahmen; weil vieles vom einzelnen Unternehmen abhängt, legen wir den Zuschnitt im Erstgespräch fest, und innerhalb der Pakete gibt es passende Wege für unterschiedliche Größen und Ausgangslagen. Den Preis für die vereinbarten Schritte nennen wir danach als festen Rahmen. Wovon die Kosten eines Piloten abhängen, steht auf der Seite zur KI-Automatisierung.

Woran erkennt man eine gute KI-Beratung?

Bei der Auswahl einer KI-Beratung oder eines KI-Beraters helfen vier Prüffragen.

• Fragt die Beratung zuerst nach Abläufen und Daten, bevor sie ein Werkzeug empfiehlt?
• Nennt sie Fälle, in denen sich KI nicht lohnt, und begründet das?
• Behandelt sie Datenschutz und KI-Verordnung mit konkreten Regeln für den Alltag?
• Endet sie mit einem Plan, der Budget, Zuständigkeiten und Messgrößen enthält und sich auch ohne den Berater umsetzen lässt?

Für wen lohnt sich eine KI-Beratung?

Eine Potenzialanalyse lohnt sich besonders, wenn mehrere Bereiche KI nutzen wollen oder schon ohne Regeln nutzen. Das betrifft Handwerksbetriebe mit Innendienst genauso wie Händler, Hersteller und B2B-Dienstleister. Cenovio berät auch kleinere Betriebe; der Zuschnitt ist dann kleiner, etwa ein Workshop mit einer kurzen Richtlinie zu den freigegebenen Werkzeugen.